preparacion de una reunion

Preparación y Organización de la Reunión Preparación

 Cuánto más se prepare la reunión de dirección, mejores son las
oportunidades de tener una reunión con éxito. Se debe establecer,

- a quién se invita,

- qué temas se discutirán

Círculo de participantes En la reunión
debe participar personal de los siguientes departamentos.

- Responsable Del lado
técnico, se debe invitar a todo el personal que sea responsable de la
adquisición, mantenimiento, servicios y negocios de la planta.

Esto significa: debe haber alguien presente que juzgue qué
sugerencias de ahorro energético son técnicamente viables. Además, también debe
estar presente alguien que sepa cómo se utilizan los equipos disponibles. Por
ejemplo: “¿Quién apaga la fotocopiadora por la noche? ¿Quién la vuelve a
conectar por la mañana? O: ¿Quién se ocupará de la calefacción de las
habitaciones funcionales? ¿Hay alguien que se preocupa de si la calefacción de las
habitaciones funcionales (servicios, cocinas, etc.) está en funcionamiento de
forma innecesaria?

Sería mejor si también pudiera participar alguien del grupo de
personal que se encargara en la actualidad de estas tareas, como el portero o
el responsable del edificio.

- Representantes de
Personal Debido a que el objetivo de la reunión de dirección es cambiar el
uso de los equipos por parte de los empleados, también debería haber un
representante del departamento de personal. Se deberían incluir especialmente
en el proceso de toma de decisiones que reducen la disponibilidad de los
servicios energéticos a los empleados. Un ejemplo es: no hay más agua caliente
en los lavabos.

- Dirección El nivel
directivo tampoco se debe olvidar. Si el jefe de administración participa, se
consigue que la reunión tenga un valor añadido. Esto provoca un aumento de
compromiso de todos los participantes porque este tema es tan importante que
incluso participan los directivos.

Temas En la Lista de Comprobación
“Medidas Organizativas”,

Puede comprobar qué requerimientos prácticos existen en el
edificio. Estos temas se pueden discutir en la reunión. Está claro que también
puede plantear las cuestiones de la comprobación durante la reunión. Pero, si las
cuestiones superficiales no se han filtrado previamente, la reunión durará un
poco más. Vale la pena trabajar antes con el personal técnico sobre la lista de
comprobación. Así, podrá adquirir más conocimientos sobre las medidas posibles
de optimización.

Moderador En este proceso de
preparación también se encuentra la selección del moderador. Esta persona debe
ser capaz de controlar la reunión, de manera que las diferencias de opinión
siempre se dirijan a un objetivo común, que es el ahorro de energía. El
moderador puede utilizar estos medios para asegurar que el clima

de la reunión sea constructivo.

Organización de la Reunión El moderador
debería presentar el propósito de la reunión mediante una pequeña charla de
bienvenida.

Después de esto, puede seguir la agenda de la reunión y luego, ir
a temas concretos.

Cada punto de la agenda se debe añadir a lo que son discusión
descubre aspectos nuevos. Las medidas nuevas probablemente necesitan una
organización nueva que puede decidir el círculo de participantes. Si no hay
soluciones concretas posibles debido a estas cuestiones abiertas, es importante
decidir otros procedimientos. Se debe tomar nota de las decisiones y hacer un
resumen. Esta es la base del proceso de información

de los empleados. Además, las decisiones ganan importancia si
todos los participantes reciben una copia del resumen.

La discusión se estructura según la agenda de la reunión. Puede
aumentar su contenido, pero se debe documentar por escrito a todos. Sólo
necesita una tabla con tres columnas:

- 1ª columna: Lista de los equipos instalados

- 2ª columna: Presentación de la situación actual

- 3a columna: Presentación de decisiones

Anuncio Si la reunión se anuncia, se
puede conseguir que el tema de ahorro energético se convierta en un tema de
interés de los empleados. Los que estén interesados deberían tener la
posibilidad de participar si se han registrado previamente.

Publicación de resoluciones La
circulación de decisiones es importante debido a

dos razones. Primera, el personal debe estar informado acerca las
nuevas medidas organizativas siempre que les afecten. Segunda, quedará claro
que se hará algo para conseguir un ahorro energético en el edificio y que todos
pueden contribuir para conseguirlo. Esto motivará una parte del personal para
que se fije en cómo conseguir un ahorro energético en el uso del equipo de la
oficina.

 

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